À la découverte de l’équipe ROR de l’ORU Nouvelle-Aquitaine : au service de la qualité des données sanitaires régionales

Dans le paysage des urgences et des parcours de soins en Nouvelle-Aquitaine, l’Observatoire Régional des Urgences (ORU NA) joue un rôle stratégique. Parmi ses équipes, l’équipe ROR (Répertoire de l’Offre et des Ressources), composée de Pilar Garcia Munoz, cheffe de projet ROR, Camille Herbreteau et Céline Richir, chargées de mission ROR, est un pilier souvent fondamental pour l’organisation, la coordination et la planification des ressources sanitaires de la région.

Les grandes missions de l’équipe ROR

Le ROR (Répertoire de l’Offre et des Ressources), est un outil national qui recense, met en qualité et diffuse les données de description de l’offre de santé et la disponibilité : activités opérationnelles, équipements, capacités en lits, compétences… Il permet aux professionnels de santé d’avoir une vision fiable et actualisée des ressources pour mieux orienter les patients. C’est un référentiel essentiel pour la coordination entre les professionnels, la gestion des tensions et l’organisation des parcours de soins. L’équipe ROR veille à son bon fonctionnement.

1. Centraliser et fiabiliser les données de l’offre de santé

L’équipe ROR accompagne les établissements sanitaires de Nouvelle Aquitaine à une description qualitative de leur offre et leurs capacitaires : activités, capacités, spécialités, équipements techniques, compétences disponibles… « La qualité des décisions dépend de la qualité des données. C’est pour cela que nous passons autant de temps à accompagner, communiquer, former, vérifier. Notre objectif est de garantir un référentiel exhaustif, fiable et exploitable à l’échelle régionale comme nationale. » explique Céline Richir

2. Accompagner les établissements dans le déploiement du ROR

Chaque établissement dispose d’un référent ROR qui en lien direct avec les chargées de mission pour un accompagnement presque en continu. Formation, assistance technique, accompagnement personnalisé, ateliers terrain, support quotidien… Camille Herbreteau explique : « L’équipe ROR est vraiment la première alliée des établissements. Les utilisateurs nous contactent directement quand ils ont un souci : un problème de connexion, une question d’affichage, sur les modalités de saisie… On est là pour les accompagner. ».
L’équipe conçoit également guides, tutoriels, bonnes pratiques et divers supports pédagogiques pour accompagner tous les profils utilisateurs.

3. Participer activement au futur ROR national

La Nouvelle-Aquitaine participe depuis le début du projet à la construction du futur ROR national, puisqu’elle est directement impliquée dans les travaux, aux côtés de l’ARS et du GRADeS (Groupements Régionaux d’Appui au Développement de l’e-Santé), structures chargées d’accompagner le déploiement du numérique en santé.

Pilar Garcia Munoz l’explique très clairement : « En Nouvelle-Aquitaine, notre implication est opérationnelle : nous participons aux groupes de travail, nous faisons remonter les besoins du terrain et nous représentons les spécificités régionales. L’objectif est d’anticiper au mieux le basculement vers le futur ROR national. »

Des projets pour améliorer les outils régionaux

L’équipe ROR travaille main dans la main avec l’équipe Data et l’Equipe gestion territoriale des lits sur de nombreux projets numériques territoriaux.
Parmi leurs projets récents :

• la création du nouvel espace pro,
• l’amélioration des tableaux de bord d’orientation,
• la refonte ergonomique d’outils internes,
• la création d’un guide d’accompagnement autour de la qualité de données capacitaires du ROR

En parallèle, l’équipe a fortement contribué au développement et à l’évolution de l’outil régional Veille ORU NA, utilisé pour déclarer les difficultés hospitalières (tensions, alertes, ruptures de filières…). Pilar Garcia Munoz explique :« On a construit un outil régional qui a servi de base à un futur outil interrégional. ». Camille Herbreteau ajoute : « On a élargi le périmètre initial de l’outil : on peut maintenant déclarer des difficultés au niveau des SAMU, SMUR, des services des urgences et au sein des filières ». Ces données alimentent ensuite les analyses et bulletins produits par l’équipe Data qui offrent un soutien précieux pour les établissements.

Une équipe reconnue pour sa réactivité et sa proximité terrain

Un élément fondamental de cette équipe est la relation privilégiée qu’elles entretiennent avec les établissements.

Céline Richir le résume très bien : « On est une petite équipe, et ça aide beaucoup. Notre réactivité, accessibilité est très appréciée, au-delà de notre rôle opérationnel. » Pilar Garcia Munoz confirme : « Les équipes avec qui on collabore sont très occupées donc on priorise toujours le contact rapide. Il est important de répondre dans la journée, sinon après on perd le fil. »
Cette proximité opérationnelle est un véritable atout dans un environnement aussi complexe que l’organisation des soins.